Ob Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, alle Unternehmen in der Schweiz unterliegen einer gesetzlichen Pflicht zur Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen. Auch Treuhandunternehmen, die im Auftrag ihrer Kundinnen und Kunden agieren, sind davon nicht ausgenommen.
Die rechtliche Grundlage für diese Pflicht findet sich im Obligationenrecht (OR) Art. 958f. Doch was genau bedeutet das für die Praxis? Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden, und in welcher Form?
Was bedeutet Aufbewahrungspflicht?
Die Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, bestimmte Geschäftsunterlagen geordnet und revisionssicher zu archivieren. Ziel ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der finanziellen Lage eines Unternehmens zu gewährleisten, auch Jahre später noch.
Aufbewahrungsfristen: Was gilt für welche Unterlagen?
10 Jahre
Die meisten geschäftsrelevanten Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt jeweils am Ende des entsprechenden Geschäftsjahres.
| Unterlagen | Beispiele | Form |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher | Hauptbuch, Hilfsbücher (z. B. Lohn, Debitoren, Kreditoren), Journale, Konten | Papier oder elektronisch |
| Buchungsbelege | Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge | Papier oder elektronisch |
| Jahresrechnungen | Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang | Papier oder elektronisch |
| Geschäfts- und Revisionsberichte | Bei Revisionspflicht: schriftlich und unterzeichnet | Schriftlich |
| Geschäftskorrespondenz | Verträge, E-Mails, Briefe mit Buchhaltungsbezug | Papier oder elektronisch |
| Unterlagen zu Lohn und Sozialversicherungen | Lohnabrechnungen, AHV-Abrechnungen etc. | Papier oder elektronisch* |
| Steuerunterlagen | Steuererklärungen, Veranlagungen, Belege zu Abzügen | Papier oder elektronisch |
* Hinweis: Persönlich schützenswerte Daten (z. B. Personaldossiers) müssen nach 5 Jahren gelöscht werden, sofern keine längere Aufbewahrungspflicht besteht.
20 Jahre
Spezielle Unterlagen im Zusammenhang mit Immobiliengeschäften unterliegen einer 20-jährigen Aufbewahrungsfrist.
| Unterlagen | Beispiele | Form |
|---|---|---|
| Immobilienbezogene Unterlagen | Kaufverträge, Belege zu Investitionen oder Verkäufen | Papier oder elektronisch |
Ausnahme: Bei der Margenbesteuerung besteht eine unbeschränkte Aufbewahrungspflicht.
Elektronische Aufbewahrung – diese Grundsätze gelten
Immer mehr Unternehmen setzen auf die digitale Archivierung. Doch auch hier gelten klare Regeln:
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Sorgfaltspflicht: Schutz vor Verlust, Veränderung und unbefugtem Zugriff ist zwingend.
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Unverfälschbarkeit: Jede Veränderung an den Daten muss nachvollziehbar sein (z. B. durch Protokollierung).
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Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen jederzeit zugänglich sein, insbesondere für Behörden oder Revisionsstellen.
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Digitale Signaturen: Elektronisch signierte Dokumente (gemäss ZertES) sind der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Wichtig: Der Ausdruck eines digital signierten Dokuments gilt nicht als Original.
Fazit
Die Aufbewahrungspflicht ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – sie ist ein zentraler Bestandteil einer ordentlichen Unternehmensführung. Wer seine Unterlagen korrekt archiviert, ist im Fall einer Prüfung oder Rückfrage auf der sicheren Seite.
